قابل توجه کاربرانی که از پوشه های کاری مشترک استفاده می کنند: به دلیل انباشت بی رویه فایل ها و اسناد غیر ضروری و غیر مرتبط با امور کاری در پوشه های مشترک و کاهش حجم فضای ذخیره سازی کارگزار پرونده مرکز گیلانِ،  از امروز به مدت یک هفته فرصت دارند که نسبت به  حذف اسناد و پرونده های شخصی و غیر کاری از روی فضای مشترک اقدام نمایند.

به کاربران و همکاران گرامی هشدار داده می شود در صورت پاکسازی نکردن موارد غیر کاری،  از تاریخ ۷  آذر ۱۴۰۲  این اسناد و پوشه ها بطور خودکار از روی سرور حذف خواهد شد و واحد پشتیبانی فنی و فناوری اطلاعات مرکز در این زمینه هیچگونه مسپولیتی بر عهده نخواهد داشت. 

پوشه های مشترک کاری به شکل نگاشت های تحت شبکه یا  Network map drive   با عناوینی چون درایو Z یا دیگر علایم در پنجره مدیریت فایل سیستم عامل ویندوز برای کاربرانی که از سرور فایل مرکزی استفاده می کنند تعریف شده است.

لطفا توجه فرمایید که این پاکسازی شامل کاربران معاونت اطلاعات و خبر مرکز گیلان نمی شود و واحد خبر از سرویس دهنده ی فایل اختصاصی خود استفاده می کند. و سیاست های ذخیره سازی و بازیابی اطلاعات مخصوص به خود را دارد.

طبق قوانین مصرحه در استاد بالادستی فناوری اطلاعات هر گونه ذخیره سازی فایل و اسناد یا پرونده های غیر مرتبط با امور سازمانی یا کاری روی سیستم های رایانه ای سازمانی یا فضاهای ذخیره سازی اشتراکی ممنوع است و پاکسازی آنها توسط واحد فناوری اطلاعات مرکز  نیاز به کسب اجازه از مالک اطلاعات و یا کسب پروانه از مراجع ثالث ندارد.